Desburocratização e simplificação de processos

A burocracia tem sido um grande entrave no dia a dia de docentes, discentes e TAEs. Para reduzirmos este problema é preciso adotar medidas que vão desde a reorientação para que as diversas unidades da UFPR possam simplificar seus procedimentos, a disponibilização de apoio pessoal direto, até a criação de novas ferramentas informatizadas. A lógica atual da concepção de sistemas informatizados deve ser invertida: em vez de forçar as pessoas a se adequarem e se orientarem aos sistemas, os sistemas devem se adequar às necessidades das pessoas, finalidades de uso e fins da universidade.

É preciso aprofundar o uso de técnicas de mapeamento, desenho e melhoria de processos. Alguns processos precisam do que a literatura da área chama de reengenharia. Não é uma simples melhoria, é uma revisão profunda, que repensa o processo a partir do zero. Para desenhar processos eficientes é necessária uma equipe com especialistas em processos, conhecedores do processo em foco e operadores do processo. A partir do que observam estes atores, os processos ganham agilidade, mantendo a integridade e a transparência, eliminando aquilo que a teoria Lean chama de desperdício. É preciso radicalmente diminuir as instâncias de tramitação, automatizar preenchimento de dados e tramitação.

É preciso repensar as exigências dentro de um certo nível de razoabilidade de maneira a tornar o fluxo dos processos mais simples, sem criar entraves ou barreiras que não apenas dificultam a atuação da universidade, mas que comprometem a sua autonomia, eficiência e protagonismo. Em relação aos sistemas informatizados, é preciso que eles tenham foco no usuário desde a sua concepção, mas também na implementação e manutenção. Hoje os usuários devem seguir o fluxo determinado pelas normatizações, que não raramente recebem tratamentos diferentes pelas instâncias da universidade.